Gérer les utilisateurs inactifs est essentiel pour assurer la sécurité, optimiser vos licences et garder votre espace d’administration organisé.
Les avantages de la gestion des utilisateurs inactifs
Sécurité : Un compte inutilisé peut être une porte d’entrée pour des accès non autorisés. Désactiver ou supprimer ces comptes réduit ce risque.
Optimisation des licences : En supprimant les comptes inactifs, vous libérez des licences pour de nouveaux utilisateurs.
Qualité des données : Garder une liste d’utilisateurs à jour facilite la gestion et la communication dans votre organisation.
Comment sont gérés les utilisateurs inactifs ?
1. Détection de l’inactivité
L’inactivité d’un utilisateur est déterminée par la date de sa dernière connexion.
Quand un compte est désactivé depuis votre espace d'administration, il est automatiquement supprimé de la base de données 12 mois après sa désactivation (Pour en savoir plus, consultez l'article : Quand sont supprimés les comptes inactifs ?)
2. Notification avant suppression
Avant de supprimer un compte inactif, une notification est envoyée à l’utilisateur et/ou à l’administrateur. Vous êtes ainsi informé à l’avance de la désactivation ou de la suppression à venir.
3. Suppression du compte
Après une période d’inactivité et l’envoi des notifications, le compte peut être supprimé définitivement.
Attention : La suppression entraîne la perte des données associées (activités, réponses, fichiers…).
L’archivage des utilisateurs inactifs
Au lieu de supprimer un compte, il est possible de l’archiver :
Archivage automatique ou manuel : L’utilisateur n’a plus accès à la plateforme, mais ses données et son historique sont conservés.
Restauration possible : Un utilisateur archivé peut être réactivé à tout moment, avec récupération de ses données. Pour en savoir plus consultez l'article : Comment réactiver un utilisateur désactivé ?
Gestion centralisée : Les administrateurs peuvent consulter, réactiver ou supprimer définitivement les utilisateurs archivés depuis l’espace d’administration.
Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs, consultez notre centre d’aide.