Ce guide fournit des instructions étape par étape et les meilleures pratiques pour préparer et exporter vos whiteboards Mural afin de garantir une importation réussie dans Klaxoon.

Comprendre les capacités d'importation de Klaxoon

La principale méthode de Klaxoon pour importer des whiteboards externes est la conversion PDF. Lorsque vous importez un PDF dans un Board, il convertit le contenu PDF en éléments modifiables dans Klaxoon.

Principales limitations de l’importation PDF Klaxoon :

• Taille maximale du fichier : Klaxoon a une limite de 50 Mo par fichier PDF.

• Nombre maximum de pages : Klaxoon a une limite de 10 pages par importation PDF.

• Conversion modifiable : Klaxoon s’efforce de convertir des éléments PDF en objets entièrement modifiables. Cependant, en raison des différences dans la façon dont les plateformes transposent le contenu, un style complexe, des polices personnalisées ou des dessins très complexes peuvent apparaître sous forme d’images statiques dans Klaxoon. Lors de l’exportation, les contenus dynamiques (tels que les vidéos ou les GIF) seront transformés en éléments statiques destinés à l’impression.

• Pour les éléments critiques qui doivent rester entièrement modifiables, soyez prêt à les ajuster ou à les recréer manuellement après l’importation.

Étape 1 : préparez votre whiteboard Mural pour l'exportation

Considérez ces étapes comme un indispensable check-list avant le décollage ! En optimisant votre whiteboard Mural dès maintenant, vous assurerez une meilleure qualité du contenu importé dans Klaxoon et réduirez au maximum les risques de problèmes lors de la transition.

Meilleures pratiques pour la préparation des planches murales :

1. Simplifiez les contenus complexes :

• Réduire les éléments qui se chevauchent : Essayez de minimiser les formes, les zones de texte et les images qui se chevauchent. Le convertisseur de Klaxoon aura plus de facilité à analyser des objets distincts.

• Standardisez les polices et les styles : Si possible, utilisez des polices standard et un style plus simple dans Mural. Les polices personnalisées ou les éléments très stylisés peuvent ne pas être parfaitement transférés et devenir des images statiques.

• Regrouper les objets associés : Le regroupement d’objets dans Mural peut parfois aider le processus de conversion PDF à les reconnaître comme une seule unité logique.

2. Organisez avec des contours (primordial pour les whiteboard volumineux) :

• Pour les whiteboards Mural de grande taille ou riches en contenu, il est fortement recommandé d’utiliser la fonction « Contour » de Mural. Cela vous permet de diviser votre whiteboard en sections logiques, qui seront exportées sous forme de pages individuelles dans un PDF de plusieurs pages.

• Pourquoi utiliser Outlines ?

  • Gère la taille du fichier : En divisant un grand whiteboard en sections plus petites et délimitées, vous pouvez rester dans les limites de 50 Mo par PDF et de 10 pages par PDF de Klaxoon.

  • Préserve la structure : Chaque section de plan devient une page distincte dans le PDF exporté, ce qui permet de conserver l’organisation de votre contenu.

  • Améliore la fidélité des conversions : Les sections plus petites et ciblées sont généralement plus faciles à convertir pour Klaxoon en éléments modifiables.

Comment créer un contour dans une fresque murale :

1. Ouvrez votre whiteboard mural.

2. Cliquez sur l’icône Plan (généralement dans le coin supérieur droit).

3. Cliquez sur Ajouter un nouvel élément de plan.

4. Faites glisser et redimensionnez la zone de contour pour couvrir une zone spécifique de votre whiteboard.

5. Donnez un nom descriptif à l’élément de plan.

6. Répétez l’opération pour toutes les sections logiques de votre whiteboard. Surtout, assurez-vous que chaque section respecte la limite de 10 pages de Klaxoon. Si une seule section de plan dépasse cette limite, subdivisez-la en sections plus petites et plus faciles à gérer avant de l’exporter. Cette approche itérative est essentielle à la réussite des migrations de grandes cartes.

3. Gestion des images volumineuses/fichiers intégrés :

• Si votre whiteboard mural contient de nombreuses images haute résolution ou des documents intégrés, ceux-ci peuvent rapidement augmenter la taille du fichier PDF.

Recommandation : Afin de limiter la taille des fichiers PDF, exportez séparément les whiteboards comportant de nombreux contenus multimédias. Sinon, si les images ne sont pas indispensables à la modification dans Klaxoon, vous pouvez les exporter depuis Mural au format PNG statique, puis les réimporter dans Klaxoon en tant qu’images.

Étape 2 : Exportez votre Board depuis Mural

Une fois votre whiteboard mural préparé, vous pouvez procéder à l’exportation.

1. Ouvrez votre whiteboard mural : Naviguez jusqu’au whiteboard mural que vous souhaitez exporter.

2. Accéder aux options d’exportation :

• Cliquez sur l’icône « Télécharger en tant que » (représentée par un nuage avec une flèche vers le bas dans le coin supérieur gauche) ou cliquez avec le bouton droit de la souris n’importe où sur le canevas et sélectionnez « Télécharger en tant que ».

• Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier : Ctrl + E (Windows) ou Commande + E (Mac).

3. Sélectionnez le format PDF : Dans le menu déroulant « Format », choisissez « Fichier PDF ».

4. Choisissez le contenu à exporter :

• « Outline » : (Recommandé pour la plupart des migrations) Si vous avez organisé votre whiteboard avec des contours, sélectionnez cette option. Mural générera un PDF de plusieurs pages où chaque élément de contour est une page. C’est la meilleure façon de gérer de grands whiteboard et de respecter la limite de pages de Klaxoon.

• « Sélection » : Si vous avez besoin d’exporter une partie très spécifique du whiteboard, ou si une section délimitée est encore trop grande, sélectionnez le contenu manuellement avant d’ouvrir le menu d’exportation, puis choisissez « Sélection ».

• « Tout le contenu » : N’utilisez cette option que pour les petits whiteboard simples dont vous êtes sûr qu’elles ne dépasseront pas la taille de fichier et les limites de pages de Klaxoon.

5. Lancer le téléchargement : Cliquez sur le bouton « Télécharger ».

• Mural traitera l’exportation. Selon la taille et la complexité, cela peut prendre quelques instants.

• Il se peut que vous receviez un e-mail contenant un lien de téléchargement, ou que le fichier soit automatiquement téléchargé dans le dossier « Téléchargements » de votre ordinateur.

Étape 3 : Vérifier le PDF exporté (fortement recommandé)

Avant d’importer dans Klaxoon, ouvrez le(s) fichier(s) PDF(s) exporté(s) pour vous assurer que tout se présente comme prévu.

• Vérifiez la mise en page et le contenu : Vérifiez que tout le contenu nécessaire est présent et que la mise en page est conforme à l’intention.

• Vérifiez la taille du fichier et le nombre de pages : Faites un clic droit sur le fichier PDF et vérifiez ses propriétés pour voir la taille du fichier. Si vous utilisez des plans, faites défiler rapidement pour confirmer le nombre de pages. Assurez-vous de respecter les limites de Klaxoon (50 Mo et 10 pages par PDF). Si ce n’est pas le cas, vous devrez revenir à Mural et créer des sections de contour plus petites ou des sélections pour l’exportation.

Étapes suivantes : Importation dans Klaxoon

Retrouvez toutes les étapes d'importation depuis l'article suivant : Comment importer un pdf (conversion d'un pdf) ?

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